En bref
Diligence intervient à deux titres différents, et cette politique les distingue soigneusement.
- Pour les données de vos clients et de vos dossiers, vous êtes responsable du traitement. Diligence agit uniquement pour votre compte et selon vos instructions, en qualité de sous-traitant. Ce rôle est encadré par le contrat de sous-traitance.
- Pour votre compte d'utilisateur et la facturation de l'abonnement, Diligence est responsable du traitement. C'est l'objet principal de cette politique.
Nous ne vendons aucune donnée, ne faisons aucune publicité et n'utilisons pas le contenu de vos dossiers à d'autres fins que vous rendre le service.
Qui est responsable
Le responsable du traitement des données de compte et de facturation est [Dénomination de la société], [Forme juridique], dont le siège est établi [Rue et numéro], [code postal] [commune], Belgique, inscrite sous le numéro d'entreprise [0000.000.000].
Pour toute question relative à vos données : donnees@exemple.be.
Les données de vos clients
Les dossiers, parties, contacts, prestations, factures, documents et agendas que vous enregistrez contiennent des données personnelles de vos clients et de tiers, parfois des données judiciaires ou sensibles. Pour ces données :
- vous déterminez seul ce qui est enregistré, pourquoi et pendant combien de temps ;
- Diligence ne les consulte pas, sauf à votre demande expresse pour vous assister, ou si la loi l'impose ;
- elles ne sont jamais partagées entre espaces : le cabinet ne voit pas votre clientèle propre, et inversement ;
- elles ne servent jamais à des statistiques commerciales, à de la publicité ni à alimenter un quelconque système d'apprentissage ;
- vous pouvez les exporter à tout moment et elles sont effacées à la fin du contrat, selon le contrat de sous-traitance.
Il vous revient d'informer vos clients du traitement de leurs données, comme pour tout outil utilisé par votre cabinet. Une personne qui s'adresse à nous au sujet d'un dossier sera renvoyée vers son avocat.
Ce que nous traitons, pourquoi et combien de temps
Pour les traitements dont Diligence est responsable :
| Finalité | Données | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous donner accès à vos espaces | Nom, adresse e-mail, mot de passe (jamais conservé en clair), réglages de double authentification | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) | Durée du compte, puis 30 jours |
| Vous envoyer les e-mails du service : invitations, alertes de délais, récapitulatif du matin | Adresse e-mail, référence de dossier et date d'échéance | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) | Durée du compte |
| Facturer l'abonnement et tenir la comptabilité | Dénomination, adresse, numéro d'entreprise et de TVA, paiements | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) | 7 ans à compter de la fin de l'exercice |
| Assurer la sécurité du service et prévenir les abus | Adresse IP, date et heure de connexion, journaux techniques | Intérêt légitime : protéger vos données et le service (art. 6.1.f RGPD) | 12 mois |
| Corriger les erreurs techniques | Rapports d'erreur, expurgés de l'identité de l'utilisateur, des cookies et des contenus saisis | Intérêt légitime : la fiabilité du service (art. 6.1.f RGPD) | 90 jours |
| Répondre à une demande de démonstration ou d'assistance | Nom, cabinet, e-mail, téléphone si vous le donnez, message | Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b RGPD) | 24 mois après le dernier échange |
À l'expiration de ces durées, les données sont effacées ou rendues anonymes. Les copies de sauvegarde suivent leur propre cycle de remplacement et disparaissent au plus tard quelques semaines plus tard.
Nos sous-traitants
Nous faisons appel à un nombre limité de prestataires, liés par un contrat qui leur impose les mêmes obligations de confidentialité et de sécurité que les nôtres.
| Prestataire | Service | Lieu des données |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Base de données, documents et comptes utilisateurs | Irlande (Union européenne) |
| Vercel Inc. | Hébergement et exécution de l'application | Irlande (Union européenne) |
| Resend Inc. | Envoi des e-mails (invitations, alertes, récapitulatif) | Irlande (Union européenne) |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Détection des erreurs techniques | Allemagne (Union européenne) |
Toute modification de cette liste vous est annoncée au moins 30 jours à l'avance, avec la possibilité de vous y opposer.
Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont conservées dans l'Union européenne. Certains de nos prestataires appartiennent toutefois à des groupes établis aux États-Unis. Pour couvrir l'hypothèse d'un accès depuis un pays tiers, chaque contrat repose sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, sur la certification du prestataire au cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis. Vous pouvez en obtenir copie sur simple demande.
Sécurité
Séparation stricte des espaces, chiffrement, hébergement dans l'Union européenne, sauvegardes quotidiennes et double authentification : les mesures sont détaillées sur la page sécurité et confidentialité.
Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur les données qui vous concernent :
- accès et copie ;
- rectification des données inexactes ;
- effacement, lorsque la conservation n'est plus nécessaire ou plus justifiée ;
- limitation du traitement et opposition aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
- portabilité : l'export des données d'un espace est disponible à tout moment dans ses réglages.
Écrivez-nous à donnees@exemple.be. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite.
Réclamation
Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :
- Autorité
- Autorité de protection des données (APD / GBA)
- Adresse
- Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
- Téléphone
- +32 2 274 48 00
- Site
- www.autoriteprotectiondonnees.be
Nous vous invitons à nous contacter d'abord : la plupart des questions se règlent en un échange.
Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment si un prestataire change. Toute modification importante vous est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.
Dernière mise à jour : 22 octobre 2026