Contrat de sous-traitance

Parties

Le présent contrat est conclu entre :

• le responsable du traitement : l'avocat ou le cabinet titulaire d'un espace Diligence, ci-après « le client » ;
• le sous-traitant : [Dénomination de la société], [Forme juridique], dont le siège est établi [Rue et numéro], [code postal] [commune], Belgique, numéro d'entreprise [0000.000.000], ci-après « l'éditeur ».

Il complète les conditions générales et s'applique dès la création d'un espace, sans formalité supplémentaire. Le client qui souhaite un exemplaire signé peut l'imprimer, le signer et le transmettre à donnees@exemple.be.

1. Objet et description du traitement

L'éditeur traite des données personnelles pour le compte du client, dans le seul but de lui fournir le service Diligence.

2. Instructions du client

L'éditeur ne traite les données que sur instruction documentée du client. L'utilisation du service par le client et ses membres, ainsi que les présentes clauses, constituent ces instructions.

Si l'éditeur est tenu par la loi de procéder à un traitement non prévu, il en informe le client avant d'y procéder, sauf si la loi l'interdit. S'il estime qu'une instruction est contraire à la réglementation, il en informe immédiatement le client.

3. Confidentialité et secret professionnel

L'éditeur reconnaît que les données confiées sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité écrite, qui survit à la fin de leurs fonctions.

Personne chez l'éditeur ne consulte le contenu d'un espace, sauf à la demande expresse du client pour l'assister, et dans la seule mesure nécessaire. Toute demande d'une autorité visant les données du client lui est notifiée sans délai, sauf interdiction légale.

4. Sécurité

L'éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées au sens de l'article 32 du RGPD, décrites à l'annexe 1. Il peut les faire évoluer, à condition de ne pas réduire le niveau de protection. Le détail est également présenté sur la page sécurité.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise l'éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés à l'annexe 2. L'éditeur leur impose par contrat des obligations équivalentes à celles du présent contrat et reste responsable de leur exécution.

Tout ajout ou remplacement est notifié au client au moins 30 jours à l'avance. Le client peut s'y opposer pour un motif raisonnable lié à la protection des données ; à défaut d'accord, il peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur du changement.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont conservées dans l'Union européenne. Si un sous-traitant ultérieur peut y accéder depuis un pays tiers, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d'adéquation, complétées au besoin par des mesures supplémentaires.

7. Assistance au client

Compte tenu de la nature du traitement, l'éditeur aide le client :

• à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées, notamment grâce aux fonctions de recherche, de modification et d'export du service ; toute demande reçue directement par l'éditeur est transmise au client sans y répondre ;
• à réaliser, le cas échéant, une analyse d'impact et à consulter l'autorité de contrôle ;
• à respecter ses obligations de sécurité et de notification.

8. Violations de données

L'éditeur notifie au client toute violation de données le concernant sans retard injustifié, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Les informations sont complétées au fur et à mesure. Le client reste seul juge de la notification à l'Autorité de protection des données et aux personnes concernées.

9. Fin du contrat

À la fin du contrat, le client dispose de 30 jours pour exporter ses données. L'éditeur les efface ensuite définitivement, sauvegardes comprises, dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation, et confirme l'effacement par écrit à la demande du client.

10. Documentation et audits

L'éditeur met à la disposition du client toute information nécessaire pour démontrer le respect du présent contrat. Le client peut faire réaliser un audit, au plus une fois par an et moyennant un préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret, à ses frais, sans accès aux données des autres clients.

11. Durée, droit applicable

Le présent contrat produit ses effets aussi longtemps que l'éditeur traite des données pour le compte du client. Il est soumis au droit belge ; les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles sont seuls compétents. En cas de contradiction avec les conditions générales, le présent contrat prévaut pour tout ce qui touche aux données personnelles.

Annexe 1 · Mesures de sécurité

• Séparation des espaces appliquée par la base de données elle-même, à chaque lecture et à chaque écriture, et vérifiée par des tests automatiques à chaque mise à jour du logiciel.
• Chiffrement des échanges entre votre appareil et le service, et chiffrement des données et des sauvegardes là où elles sont conservées.
• Hébergement des données dans l'Union européenne (Irlande).
• Sauvegarde automatique quotidienne des données.
• Mots de passe conservés uniquement sous forme d'empreinte irréversible ; double authentification par code à usage unique.
• Droits attribués par rôle (associé, collaborateur, assistant) et contrôlés par la base de données.
• Factures numérotées à l'émission et figées : une facture émise ne peut plus être modifiée ni supprimée.
• Alertes par e-mail limitées à la référence du dossier, sauf choix contraire de l'espace.
• Accès du personnel de l'éditeur limité aux personnes qui en ont besoin, soumis à un engagement de confidentialité écrit.
• Rapports d'erreur expurgés de l'identité de l'utilisateur, des cookies et des contenus saisis.

Annexe 2 · Sous-traitants ultérieurs autorisés

Signatures

Signature facultative : le contrat s'applique dès la création de l'espace.