Un numéro de police, un type de client, un client VIP : définissez les informations propres à votre pratique. Elles s'ajoutent à la fiche de chaque dossier ou de chaque contact de l'espace.
Créer un champ
- Ouvrez les réglages de l'espace, onglet « Champs personnalisés ». Seul un associé peut ajouter, modifier ou supprimer un champ.
- Dans le bloc « Dossiers » ou « Contacts », cliquez sur « Ajouter un champ ».
- Donnez un libellé et choisissez le type : texte, liste, nombre, case à cocher ou date. Pour une liste, indiquez les options, une par ligne.
- Cochez « Obligatoire » si l'information doit toujours être renseignée : la fiche affiche « À compléter » tant qu'elle est vide.
- La clé de fusion, par exemple {{dossier.champ.numero_police}}, est calculée depuis le libellé et ne change plus : renommer le champ ne casse ni les valeurs ni les modèles.
- Le type ne se modifie pas après la création ; pour changer de type, créez un autre champ.
- Décochez « Actif » pour retirer un champ des fiches sans perdre ses valeurs. Supprimer un champ garde aussi les valeurs déjà saisies : elles restent dans l'export.
Saisir et retrouver les valeurs
- La carte « Informations complémentaires » apparaît dans la vue d'ensemble du dossier et sur la fiche du contact ; « Modifier » ouvre la saisie.
- Un champ de dossier de type liste ou case à cocher devient un filtre de la barre de filtres de la liste des dossiers (quatre au plus).
- Dans un modèle, {{dossier.champ.<clé>}} reprend la valeur du dossier et {{client.champ.<clé>}} celle du client. Un champ vide est signalé à compléter avec son libellé.
- L'export de l'espace ajoute une colonne champ.<clé> par champ dans dossiers.csv et contacts.csv.
- En fusionnant deux fiches contact, les valeurs de la fiche conservée priment ; celles qui manquent sont reprises du doublon.
Dans les vues de la liste des dossiers
- Le menu « Colonnes » propose un groupe « Champs personnalisés » : cochez un champ pour l'afficher en colonne (huit au plus), avec la valeur telle qu'elle apparaît sur la fiche. Cliquez sur l'en-tête pour trier.
- Le menu « Champs » filtre sur chaque champ de dossier selon son type : un choix pour une liste ou une case, une plage « de / à » pour un nombre ou une date, « contient » pour un texte (sans tenir compte des accents ni des majuscules). Cliquez sur « Appliquer ».
- Une plage dont le début dépasse la fin est ignorée, et le menu le signale sous le champ.
- « Enregistrer la vue » garde aussi ces colonnes et ces filtres : la vue rouverte les retrouve.
Dans les modèles de dossier
- Dans l'éditeur d'un modèle (réglages de l'espace, onglet « Dossiers et modèles »), « Parties attendues » annonce les rôles à ajouter au dossier (adverse, huissier, expert…). Le client n'y figure pas : « À compléter » le réclame déjà.
- « Champs à remplir » annonce les champs à renseigner, avec une valeur par défaut facultative. Créer un dossier depuis le modèle, ou l'y appliquer après coup, remplit les champs encore vides avec ces valeurs ; une valeur déjà saisie n'est jamais remplacée.
- Tant qu'une partie attendue manque ou qu'un champ annoncé ou obligatoire est vide, l'encart « À compléter » de la fiche le signale : « Ajouter : <rôle> » ouvre l'onglet Parties avec le rôle choisi, « Renseigner » ouvre la saisie du champ.
- « Enregistrer comme modèle » reprend les rôles présents (jamais les contacts) et les champs renseignés ; seules les valeurs d'une liste ou d'une case deviennent des valeurs par défaut.
Les collaborateurs voient l'onglet « Champs personnalisés » en lecture seule : ils peuvent y copier les clés pour écrire un modèle.