« Contacts » rassemble les clients, parties adverses, confrères et tiers de vos espaces. Un contact se crée ici, ou en ajoutant les parties d'un dossier. Il est rattaché à un espace et peut être partie à plusieurs dossiers.
Créer un contact
- Dans « Contacts », cliquez sur « Nouveau contact ».
- Choisissez l'espace, puis le type : « Personne physique » ou « Société ».
- Saisissez le nom ou la raison sociale. Le prénom, le numéro d'entreprise (pour les sociétés), l'e-mail, le téléphone et l'adresse sont facultatifs.
- Cliquez sur « Créer le contact » : sa fiche s'ouvre.
Retrouver un contact et repérer un conflit
La recherche (« Nom, e-mail, n° d'entreprise… ») ignore les accents et cherche dans le nom, le prénom, l'e-mail, le téléphone et le numéro d'entreprise. Les filtres « Rôle », « Type » et « Identification » affinent la liste, qui se trie par nom, rôle ou espace.
Dès deux lettres tapées, un encart « Contrôle des conflits » liste les dossiers où ce nom apparaît, avec son rôle (client, partie adverse…), dans tous vos espaces, y compris ceux que vous n'affichez pas. Utilisez-le avant d'accepter un nouveau dossier.
La fiche d'un contact
- Coordonnées et identifiants : qualité, numéro d'entreprise, numéro de TVA, registre national, date de naissance, IBAN, e-mail, téléphone, adresse et notes. Modifiez-les puis cliquez sur « Enregistrer ».
- « Dossiers liés » : les dossiers où le contact est partie, avec son rôle.
- « Homonymes dans vos espaces » : les autres contacts au nom proche, ou au même numéro d'entreprise, parties à des dossiers.
- Un encart « Conflit d'intérêts possible » apparaît quand ce contact est client et qu'un de ses homonymes est partie adverse dans un autre dossier, ou l'inverse.
- « Identification du client » : la vérification d'identité exigée par la loi anti-blanchiment (voir l'article « Identifier son client »).
Une adresse enregistrée avant l'introduction des champs séparés (rue, numéro, code postal, ville, pays) est reprise automatiquement quand c'est possible. Sinon, la fiche affiche « Adresse à reprendre » : vérifiez les champs proposés puis cliquez sur « Valider cette adresse ».
Fusionner un doublon
- Ouvrez la fiche que vous voulez garder.
- Dans « Fusionner un doublon », choisissez le « Doublon à absorber » parmi les contacts du même espace.
- Cliquez sur « Fusionner » et confirmez.
Les dossiers et les identifications du doublon sont rattachés à la fiche conservée, qui reprend aussi ceux de ses champs restés vides. Le doublon est supprimé.
Anonymiser ou supprimer
« Supprimer le contact… » n'est possible que si le contact n'est partie à aucun dossier. Pour répondre à une demande d'effacement d'une personne physique, utilisez « Anonymiser… » : le nom, les coordonnées et les identifiants sont effacés définitivement, et les dossiers clôturés restent sous un nom anonyme.
L'anonymisation est refusée tant que la personne est partie à un dossier non clôturé, et dès qu'une identification a été enregistrée pour elle : la loi anti-blanchiment impose de la conserver dix ans après la fin de la relation. Elle ne s'applique pas aux sociétés. Un nom anonymisé ne peut plus être retrouvé par le contrôle des conflits, et les factures déjà émises ne sont pas modifiées.