Chaque avocat ou collaborateur publie ses propres heures de réception, espace par espace. Le client choisit un créneau libre ; le rendez-vous s'inscrit aussitôt dans votre agenda Diligence, et donc dans Outlook ou Google si vous y êtes abonné.
Régler vos disponibilités
- Dans « Agenda », cliquez sur « Disponibilités ».
- Cochez vos jours de réception et indiquez une ou deux plages par jour, par exemple 9 h – 12 h 30 et 14 h – 18 h.
- Choisissez la durée d'un rendez-vous, le battement à garder avant et après vos audiences, le délai de prévenance et jusqu'à quand on peut réserver.
- Indiquez comment vous recevez : au cabinet (avec l'adresse), en visioconférence (avec votre lien, communiqué seulement à la personne qui réserve) ou par téléphone.
- Ajoutez si besoin des consignes : prix de la première consultation, pièces à apporter, accès.
- Cliquez sur « Mettre en ligne », puis partagez votre lien ou intégrez-le à votre site.
Ce qui bloque un créneau
- Vos audiences et rendez-vous Diligence, dans tous vos espaces : un rendez-vous du cabinet bloque aussi votre agenda perso, sans que le client en voie le titre.
- Votre agenda Outlook ou Google si vous l'avez relié : il est relu toutes les heures, et seules les heures occupées sont lues.
- Les jours fériés belges, le délai de prévenance et le plafond de rendez-vous par jour.
Futurs clients : rendez-vous à confirmer
Après avoir rempli le formulaire d'accueil, le futur client peut choisir un premier créneau. Il est réservé mais reste « à confirmer » : vous ne recevez personne avant d'avoir contrôlé les conflits d'intérêts. Accepter la demande confirme le rendez-vous, le rattache au dossier et envoie l'invitation au client ; la refuser libère le créneau.
Le client reçoit un lien pour déplacer ou annuler lui-même son rendez-vous, sans vous appeler. Vous êtes prévenu dans Diligence à chaque changement.
Le lien personnel confirme les rendez-vous aussitôt : réservez-le à vos clients et confrères. Pour une première prise de contact, partagez plutôt le formulaire d'accueil.